ثبت سفارش در واقع یکی از ضروری‌ترین مراحل واردات کالا است که حذف آن به‌هیچ‌وجه ممکن نیست. در حقیقت این مرحله پس از دریافت پروفورما و قبل از ورودکالا به گمرک باید انجام شود. انجام ثبت سفارش کالای وارداتی در سامانه جامع تجارت صورت می‌گیرد که با دریافت مجوز از سوی سازمان توسعه تجارت ممکن میشود.
در سال‌های گذشته تغییراتی در قوانین ثبت سفارش اعمال شده که باعث اهمیت بیش‌ازپیش این مرحله شود. به‌عنوان‌مثال این کار حتما باید قبل از ورود کالا به گمرکات انجام شود. سامانه ثبت سفارش کالا یا همان «ثبتارش» نیز از سال 97 به سامانه جامع تجارت منتقل شد و از آن زمان، همه سفارش‌ها بهصورت آنلاین ثبت می‌شوند. در ادامه این مطلب به معرفی توضیح مراحل انجام این امر برای کالای وارداتی و نحوه انجام این خدمت می‌پردازیم.
ثبت سفارش کالا، یکی از الزامات واردات هر محصولی به داخل کشور است. هر شخص حقیقی یا حقوقی که قصد واردات کالا به داخل کشور را دارد باید از وزارت صنعت، معدن و تجارت مجوز ثبت سفارش کالا را اخذ کند. واردکنندگان به موجب سند ثبت سفارش می‌توانند کالاهای مورد نظر خود را وارد کشور نماید. بنابراین اخذ مجوز ورود کالا به کشور از سازمان صنعت، معدن و تجارت را «ثبت سفارش» می‌گویند. در حقیقت، ثبت سفارش کالا، یک وسیله کنترلی و ابزار اطلاعاتی دولت است. این مجوز، فایلی است که توسط سازمان توسعه تجارت ایران صادر میشود و روی آن شماره هشت رقمی مجوز و تاریخ مجوز ثبت سفارش، به همراه شماره و تاریخ پروفرما و نام شرکت متقاضی، که می‌تواند متعلق به شرکت وارد کننده باشد، درج میشود.
برای ثبت سفارش کالا روش‌های مختلفی وجود دارد و در ادامه به معرفی هریک از روش‌های ثبت سفارش می‌پردازیم.انواع ثبت سفارش باتوجه‌به شیوه پرداخت آنها مشخص میشود. اینکه تأمین ارز چگونه انتخاب شود در نوع ثبت سفارش مشخص میشود. برای درک بهتر موضوع انواع مختلف آن را در ادامه می‌خوانید.
بر حسب درخواست کاربر: این نوع ثبت سفارش بر اساس نیازهای خاص واردکنندگان و نوع کالاهایی که قصد واردات آن را دارند، تنظیم میشود.
بر مبنای روش پرداخت: روش‌های مختلفی برای پرداخت وجود دارد که شامل پرداخت‌های دیداری، مدت‌دار و حواله میشود. انواع ثبت سفارشی که باتوجه‌به شیوه پرداخت آنها مشخص میشود و اینکه تأمین ارز در این مرحله چگونه انتخاب شود، عبارت‌اند از:
بر اساس نوع کارت بازرگانی: واردکنندگان می‌توانند از انواع کارت‌های بازرگانی تجاری، خدماتی، موردی و تولیدی استفاده کنند. توجه داشته باشید که افراد شاغل در دستگاه‌های دولتی نمی‌توانند کارت بازرگانی دریافت کنند.
برای ثبت سفارش کالا باید ابتدا در سامانه جامع تجارت ثبت‌نام کنید و اطلاعات مربوط به کارت بازرگانی را بارگذاری کنید. پس از راستی‌آزمایی شما برای ثبت سفارش آماده هستید. اگرچه نمی‌توان این پروسه را کاری پیچیده دانست ولی درعین‌حال کار چندان آسانی هم نیست. با یک جستجوی ساده در اینترنت می‌بینید که ویدئوهای آموزشی مفصلی درمورد نحوه کار با این سامانه وجود دارد وبه بررسی بخش‌های مختلف سامانه ثبت سفارش می‌پردازد. معرفی شرکت، بارگذاری مجوزهای موردی، مدیریت ارز حاصل از صادرات و … مواردی هستند که در انجام کار با این سامانه به چشم می‌خورند. باید تاکید کنیم که با درنظر گرفتن همه مسائل اگر قصد دارید خودتان کار با این سامانه را یاد بگیرید حتما از ویدئوهای آموزشی بهره ببرید. شاید مراحل پیچیده نباشد ولی قطعا نیاز به راهنمایی دارند.
ثبت سفارش کالا به‌عنوان یک ابزار کنترلی برای دولت عمل کرده و اطمینان می‌دهد که واردات کالاها مطابق با قوانین و مقررات کشور انجام میشود. فرآیند ثبت سفارش کالا شامل مراحل مشخصی است که از دریافت کد تعرفه کالای وارداتی آغاز میشود و تا دریافت تأییدیه‌های لازم ادامه می‌یابد. باتوجه‌به تغییرات سریع در قوانین و فرآیندها، آشنایی با این مراحل و انجام آنها، برای هر شخصی که قصد واردات کالا دارد، امری ضروری است.
کد تعرفه، یک شماره شناسایی است که به هر کالای وارداتی اختصاص داده میشود. این کد مشخص می‌کند که کالا تحت کدام گروه تعرفه‌ای قرار دارد و چه مقررات و مالیاتی بر آن اعمال میشود. برای دریافت این کد، می‌توانید به وب‌سایت‌های مربوط به گمرک یا سازمان توسعه تجارت مراجعه کنید.
پیشفاکتور (پروفرما) سندی است که توسط فروشنده کالا صادر میشود و شامل اطلاعاتی مانند قیمت، شرایط فروش، و مشخصات کالا است. دریافت این فاکتور برای تأیید هزینه‌ها و شرایط واردات الزامی است.
با ورود به سامانه، فرم ثبت سفارش کالا را بهصورت آنلاین تکمیل کنید. این فرم شامل اطلاعاتی از قبیل کد تعرفه، مشخصات کالا، و اطلاعات فروشنده است. دقت کنید که تمامی اطلاعات به‌درستی وارد شود تا از بروز مشکلات بعدی جلوگیری شود.
پس از ارسال اطلاعات، کارشناسان مربوطه فرم شما را بررسی کرده و در صورت صحت اطلاعات، تأییدیه سند ثبت سفارش را صادر می‌کنند. این تأییدیه به شما اطلاع می‌دهد که ثبت سفارش شما به‌درستی انجام شده است.
پس از گذراندن مراحل ثبت سفارش و دریافت کد ۸ رقمی، پرونده ثبت سفارش بهصورت خودکار به شعب بانک عامل و گمرکات اجرایی کشور ارسال میشود. این مرحله شامل ایجاد گواهی ثبت آماری و کنترل ضوابط فنی برای کالاهای وارداتی است.
برخی از کالاها، مانند تجهیزات پزشکی یا کالاهای خاص، نیاز به مجوز پیش از ثبت سفارش دارند. به‌عنوان‌مثال، برای واردات تجهیزات پزشکی باید کد IRC از سازمان غذا و دارو دریافت شود. همچنین کالاهایی مانند غلات نیازمند مجوز دامپزشکی هستند که پس از ثبت اطلاعات پروفرما بهصورت اتوماتیک به سامانه قرنطینه ارجاع داده میشود.
پس از انجام گواهی ثبت آماری، مراحل تخصیص ارز و تأمین ارز با کد ۱۴ رقمی ساتا انجام میشود. بانک مرکزی این کد را به بانک عامل اعلام کرده و پس از صدور فیش گواهی ثبت آماری، کد چهارده‌رقمی ساتا برای صاحب کالا جهت انجام تشریفات گمرکی ارسال میشود.
پس از دریافت تأییدیه، باید هزینه‌ها یا حق ثبت سفارش کالا را به بانکی که واسط معامله است پرداخت کنید. توجه داشته باشید که این مرحله باید پس از تکمیل فرم تقاضای گشایش اعتبار و ارائه مدارک لازم انجام شود.
ثبت سفارش کالا تنها یکی از مراحل عملی و اجرایی برای واردات و صادرات کالاست که از طریق آن بازرگانان و تجار، بازاریان، شرکت‌ها و سایر افراد حقیقی و حقوقی میبایست باتوجه‌به قوانین وضع شده و مشخص بازرگانی کشور، روند واردات و صادرات کالاهای خود را متناسب با مراحل اداری و قانونی پیش ببرند. ثبت سفارش کالا از چین یا هرجای دیگر فرق چندانی ندارد. سپاهان همراه با داشتن کانال‌های متعدد خرید و حمل از چین می‌تواند برای شما کار خرید و واردات را بهصورت کامل انجام دهد و دیگر نگران جزئیات خرید و ثبت و روش حمل و ترخیص نباشید.
ثبت سفارش کالا با وجود اهمیت بالایش، می‌تواند چالش‌برانگیز و زمان‌بر باشد. به همین دلیل، سپردن این مراحل به یک شرکت معتبر و با تجربه می‌تواند از نگرانی‌های شما کاسته و فرآیند واردات کالای شما به کشور را تسریع کند. تیم مشاورین و متخصصین شرکت بازرگانی سپاهان همراه، با دانش و تجربه‌‌ی خود، علاوه بر ارائه راهنمایی‌های لازم در زمینه واردات کالا، فرآیند ثبت سفارش را بادقت و مطابق با قوانین اجرایی انجام می‌دهند.
در واقع ثبت سفارش کالا برای واردات از کشورهای مختلف فرق چندانی ندارد. به طور مثال باتوجه‌به پتانسیل بازار چین به‌عنوان یکی از بزرگ‌ترین تأمین‌کنندگان کالا در جهان، سپردن مراحل مختلف واردات از جمله ثبت سفارش کالا از چین به سپاهان همراه که دارای تجربه و کانال‌های متعدد خرید و حمل بار از چین است، می‌تواند به تجار و بازرگانان کمک کند تا از فرصت‌های موجود بهتر استفاده کنند. این همکاری منجر به تسهیل مراحل واردات و کاهش نگرانی‌ها در زمینه ثبت سفارش کالا، حمل بار و ترخیص کالا خواهد شد.
کارت بازرگانی و پروفورما جزو مدارک ضروری است و اطلاعاتی مثل مشخصات و تعداد کالا و نحوه تامین ارز نیز باید ذکر شوند.
هزینه ثبت سفارش برای تمامی کالاها یکسان و معادل نیم درصد (۰.۵%) از ارزش کالا است. برای محاسبه هزینه ثبت سفارش کالا، می‌توانید از فرمول زیر استفاده کنید:
در این فرمول، ارزش کل پیشفاکتور یا پروفرما را در نرخ ارز ضرب کرده و سپس عدد بهدستآمده را بر ۲۰۰۰ تقسیم میکنید.
برای اخذ مجوز ثبت سفارش کالا، ارائه مدارکی چون کارت بازرگانی، کارت ثبت‌نام وزارت بازرگانی و مجوزهای قانونی مرتبط (مانند مجوز جهاد کشاورزی، سازمان انرژی اتمی و وزارت بهداشت) ضروری است. همچنین، اصل پروفرما به همراه یک کپی و اوراق ثبت سفارش امضا شده توسط متقاضی نیز باید ارائه شود.
مشخص کنید که آیا معامله با ارز دولتی یا آزاد انجام میشود، همچنین، تعیین کنید که ثبت سفارش بهصورت بانکی یا غیربانکی خواهد بود. مرز وارداتی کالا، اطلاعات پیشفاکتور، اطلاعات حمل کالا، ارائه مجوزهای مربوط و مشخصات کالا مانند مقدار، وزن خالص و ناخالص، نوع بستهبندی، شرح فارسی و انگلیسی کالا و کد تعرفه گمرکی، میبایست وارد شوند.
کارت بازرگانی و پروفورما جزو مدارک ضروری است و اطلاعاتی مثل مشخصات و تعداد کالا و نحوه تأمین ارز نیز باید ذکر شوند.
