درصورتیکه در تجارت بینالمللی و واردات و صادرات فعالیت داشته باشید، قطعاً با اصطلاح پروفرما یا پیشفاکتور آشنا هستید. اما این سند دقیقاً چیست و چرا اهمیت دارد؟
وجود پروفرما نهتنها برای شفافسازی معامله ضروری است، بلکه به واردکنندگان کمک میکند تا ارزیابی دقیقی از شرایط فروشنده و کالا داشته باشند. پیشفاکتور بهویژه در مراحل ترخیص کالا از گمرک برای اخذ مجوزهای لازم و حتی تخصیص ارز، اهمیت پیدا میکند و بدون این سند، ممکن است روند ترخیص با تأخیر یا حتی با مشکلات جدی مواجه شود. در ادامه این مقاله به بررسی دقیقتری از پروفرما، ویژگیها و کاربردهای آن خواهیم پرداخت.
پروفرما یا پیشفاکتور چیست؟
پروفرما، بهعنوان یک مستند اولیه در فرآیند خریدوفروش کالا، نقشی کلیدی ایفا میکند. این سند معمولاً توسط واردکننده کالا درخواست میشود و شامل اطلاعات کلی درباره کالاهای موردنظر است. در واقع، فروشنده باید فاکتوری حاوی جزئیاتی از جمله نوع و تعداد کالاها، قیمت واحد، قیمت کل، شرایط پرداخت و زمان تحویل را تهیه و ارائه کند.
ازآنجاکه عمدتاً پروفرما در فرآیند واردات کاربرد دارد، واردکنندگان از این سند برای ارزیابی شرایط فروشنده، اخذ مجوزهای لازم برای واردات و برآورد هزینههای نهایی استفاده میکنند. بهطورکلی، پیشفاکتور یک فرم ثابت ندارد و میتواند بسته به توافقات بین طرفین، اطلاعات مختلفی داشته باشد. بااینحال، هسته اصلی آن شامل جزئیات دقیق از فروشنده، خریدار و جزئیات کالا و شرایط مختلف معامله است.
هدف اصلی پروفرما، فراهمکردن یک تصویر کلی از معامله پیش رو است تا هر دو طرف بتوانند درک دقیقی از شرایط و جزئیات داشته باشند. این سند همچنین میتواند بهعنوان مدرکی برای تخصیص ارز و برآورد هزینههای نهایی نیز عمل کند.
پیشفاکتور یا پروفرما در چه مواردی استفاده میشود؟
در بسیاری از کشورها، واردکنندگان باید قبل از هر اقدام، برگهای تحت عنوان پروفرما از فروشنده درخواست کنند تا مجوزهای لازم را برای شروع واردات کالای موردنظر خود دریافت کرده و به کار خود جنبه رسمی و قانونی بدهند. پیشفاکتور یا پروفرما بهعنوان یک سند کلیدی در تجارت، کاربردهای متعددی دارد. برخی از موارد استفاده از این سند:
دریافت مجوز واردات
پروفرما بهعنوان مدرکی رسمی، به مقامات مربوطه ارائه میشود تا واردکنندگان بتوانند مجوزهای لازم برای شروع واردات دریافت کنند.
تخصیص ارز
استفاده از پروفرما به تاجران این امکان را میدهد که از ارزهای دولتی یا دیگر تسهیلات دولتی بهرهمند شوند.
تخمین قیمتها
پروفرما اطلاعات دقیقی درباره قیمت کالاها و شرایط فروش ارائه میدهد. این اطلاعات به خریداران کمک میکند تا از حدود تقریبی قیمتها مطلع شوند و درصورتیکه قیمتها مورد تأییدشان باشد، قرارداد فروش را با فروشنده منعقد کنند.
شفافیت در معامله
پروفرما از بروز هرگونه سوءتفاهم جلوگیری میکند. با ذکر جزئیات دقیق، خریدار و فروشنده میتوانند دقیقاً بدانند که چه انتظاراتی از یکدیگر دارند.
ایجاد فرصت مذاکره
این سند فرصتی را برای مذاکره در خصوص شرایط قرارداد پیش از ارائه اینویس نهایی فراهم میکند. طرفین میتوانند بر سر جزئیات مالی و شرایط فروش بحث و تبادل نظر کنند تا به توافقی مطلوب برسند.
قراردادهای صادراتی
پروفرما میتواند بهعنوان ابزاری برای بستن قراردادهای صادراتی در مزایدات مورداستفاده قرار گیرد.
تسهیل در ترخیص کالا
پروفرما برای ترخیص کالا از گمرک الزامی است. بدون وجود این سند، روند ترخیص کالا به مشکل برخواهد خورد. جود پروفرما به گمرک کمک میکند تا اطلاعات دقیقتری درباره کالاها و جزئیات مربوط به آنها داشته باشد.
پروفرما یا پیشفاکتور چگونه صادر میشود؟
صدور پیشفاکتور فرآیند سادهای است که به هیچگونه مجوز خاصی نیاز ندارد و پس از نهاییشدن مذاکرات و توافقات میان فروشنده و خریدار صادر میشود. این سند بهطور خاص برای تعیین و مستندسازی شرایط معامله، از جمله قیمت، نوع کالا، و شرایط حملونقل در نظر گرفته شده است. فقط کافیست اطلاعاتی در مورد قوانین پرداخت هزینهها و حمل کالاها در دو کشور داشته باشید تا پروفرما بهدرستی تنظیم شود، چنانچه نیاز داشتید دراینخصوص از مشاور کمک بگیرید. در اینجا مراحل صدور پیشفاکتور آورده شده:
توافقات اولیه
با فروشنده در مورد شرایط فروش، نوع کالا، تعداد، و روش حمل مذاکره کنید. این توافقات باید بهطور واضح مشخص شوند.
درخواست از فروشنده
از فروشنده بخواهید تا سندی با اطلاعات دقیق از شرایط طرفین و کالاهای خریداریشده تهیه کند. اطلاعات کلیدی برای تهیه پروفرما:
- شماره و تاریخ صدور پروفرما
- نام و آدرس کامل فروشنده و خریدار
- مشخصات کامل کالا (کیفیت، کمیت، تعداد، وزن خالص و ناخالص، کشور سازنده کالا)
- مبلغ پیشفاکتور با ذکر نوع ارز و تفکیک قیمتها
- شماره تعرفه گمرکی کالا
- مبدأ و مقصد نهایی کالا
- زمان تحویل کالا
- وسیله حمل بار
- نحوه انتقال کالا به کشور مقصد و شرایط تخلیه بار
- نحوه پرداخت (حواله، برات، اعتبار اسنادی)
- بازرسی بینالمللی کالا
- مهلت اعتبار پیشفاکتور
- خدمات پس از فروش
- توافق بر سر تضمینات و حسن انجام کار
- گواهیها (لیست بستهبندی و گواهی مبدأ و…)
بررسی و تأیید
پیشفاکتور را بهدقت بررسی کنید تا از صحت اطلاعات اطمینان حاصل شود، هرگونه اشتباه یا نادرستی را میتوانید اصلاح و مجدد ارسال کنید.
با دنبالکردن این مراحل، میتوانید بهسادگی پیشفاکتور را صادر کرده و کار واردات کالای موردنظر خود را کلید بزنید.
در پایان
پروفرما یا پیشفاکتور نهتنها اطلاعات پایهای درباره شرایط و جزئیات معامله را در اختیار طرفین قرار میدهد، بلکه به شفافسازی فرآیندها و کاهش ابهامات کمک میکند. با استفاده از پروفرما، بازرگانان تصمیمگیریهای آگاهانهتری داشته و روند معاملات خود بهتر مدیریت خواهند کرد.
در این راستا، شرکت بازرگانی سپاهان همراه با سالها تجربه در زمینه واردات و صادرات، از مشاوره در زمینه تهیه پروفرما و مستندسازی گرفته تا تسهیل مراحل گمرکی و حملونقل بینالمللی در کنار شما خواهد بود. متخصصین ما آماده ارائه مشاوره به متقاضیان و یا همکاری در هر مرحله از روند واردات و صادرات با بازرگانان، هستند.
سؤالات متداول
خیر، الزامی به پرداخت پروفرما یا پیشفاکتور از سوی خریدار نیست، زیرا پیشفاکتور بهعنوان یک پیشنهاد یا برآورد قیمت برای کالا یا خدمات ارائه میشود و نه بهعنوان یک فاکتور رسمی.
بله، پیشفاکتور میتواند بهطور مکرر بازنگری شود تا زمانی که خریدار و فروشنده به توافق نهایی برسند. این تغییرات معمولاً شامل اصلاح قیمتها، شرایط پرداخت یا جزئیات دیگر هستند.
اعتبار حقوقی پروفرما یا پیشفاکتور معمولاً به توافق بین خریدار و فروشنده بستگی دارد. در بسیاری از موارد، این اعتبار به مدت معین و معمولاً بین ۳۰ تا ۹۰ روز است.