چگونه مجوز واردات کالا بگیریم؟ مراحل، مدارک و هزینه‌ها به صورت کامل

مراحل اخذ مجوز واردات کالا

فرایند اخذ مجوز واردات مجموعه‌ای از مراحل قانونی، اجرایی و اداری است که با هدف کنترل ورود کالا به کشور و رعایت قوانین تجاری انجام می‌شود. این مراحل یک مسیر خطی دارند و از دریافت کارت بازرگانی آغاز می‌شوند و با ترخیص نهایی کالا از گمرک پایان می‌یابند. در ادامه، مراحل اخذ مجوز واردات را به‌صورت کامل، دقیق و با جزئیات کاربردی بررسی می‌کنیم؛ به‌گونه‌ای که اگر حتی اولین بار است قصد واردات دارید، بتوانید مسیر را کاملاً درک کنید.

تمام مسیر واردات به‌صورت یک فلوچارت ساده می‌تواند چنین نمایش داده شود:

1. کارت بازرگانی

2. ثبت‌نام در سامانه‌ها

3. بررسی HS

4. دریافت پروفرما

5. ثبت سفارش

6. اخذ مجوزها

7. تخصیص ارز (اختیاری)

8. حمل

9. اظهار

10. بازرسی

11. ترخیص

1. دریافت کارت بازرگانی (اولین قدم برای هر نوع واردات)

کارت بازرگانی سند رسمی فعالیت تجاری است و هر فرد حقیقی یا حقوقی برای انجام واردات قانونی باید این کارت را از اتاق بازرگانی دریافت کند. این کارت هویت تجاری شما در گمرک، سامانه جامع تجارت و بانک‌ها محسوب می‌شود و بدون آن هیچ مرحله‌ای از واردات امکان‌پذیر نیست.

مهم‌ترین شرایط صدور کارت بازرگانی:

• نداشتن سوءپیشینه و بدهی مالیاتی

• داشتن محل فعالیت معتبر (سند یا اجاره‌نامه رسمی)

• داشتن حساب بانکی فعال و گردش مالی

• داشتن حداقل مدرک دیپلم

• ارائه کارت پایان خدمت برای آقایان

کارت بازرگانی علاوه بر اینکه شرط آغاز واردات است، در ادامه برای ثبت سفارش، تخصیص ارز، دریافت مجوز استاندارد و ترخیص نیز ضروری خواهد بود. بنابراین، این مرحله را می‌توان نقطه شروع رسمی فرآیند واردات دانست.

2. ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت و پنجره واحد گمرکی (ایجاد شناسه تجاری)

پس از دریافت کارت بازرگانی، قدم بعدی ثبت‌نام در دو سامانه اصلی است:

• سامانه جامع تجارت (NTSW / تجارت ایران)

سامانه NTSW برای ثبت سفارش، دریافت مجوزها، پیگیری وضعیت پرونده واردات و ثبت اطلاعات بازرگان استفاده می‌شود.

• پنجره واحد گمرکی (EPL)

این سامانه EPL برای عملیات مرتبط با گمرک و مراحل نهایی ترخیص کالا مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اهداف این مرحله:

• احراز هویت بازرگان

• دریافت دسترسی برای ثبت سفارش

• ایجاد ارتباط مستقیم با گمرک و سازمان‌های مجوزدهنده

• ثبت سوابق واردات به‌صورت دیجیتال

نکته:
کاربرانی که حساب کاربری‌شان در این سامانه‌ها فعال نباشد، امکان انجام هیچ‌گونه فعالیت وارداتی، از ثبت سفارش تا ترخیص را نخواهند داشت.

3. استعلام ممنوعیت یا مجاز بودن کالا + بررسی تعرفه HS

یکی از کلیدی‌ترین مراحل واردات که بسیاری از بازرگانان تازه‌کار در آن اشتباه می‌کنند، استعلام وضعیت قانونی کالا است. پیش از هر اقدام، باید مشخص شود که کالای موردنظر:

• مجاز

• مجاز مشروط

• ممنوع

است.

این استعلام در سامانه جامع تجارت، از طریق جست‌وجوی کد تعرفه HS انجام می‌شود. HS Code یک کد ۸ یا ۱۰ رقمی است که ماهیت کالا، میزان حقوق ورودی، استانداردهای اجباری، نیاز به مجوز یا ممنوعیت آن را مشخص می‌کند.

چرا HS برای اخذ مجوزها ضروری است؟

زیرا تمامی مجوزها بر اساس همین کد صادر می‌شوند.
مثلاً:

• برای مواد غذایی → وزارت بهداشت

• برای کالاهای مخابراتی → تنظیم مقررات

• برای تجهیزات برقی → استاندارد

• برای نهاده‌های کشاورزی → قرنطینه

اگر HS اشتباه وارد شود، تراکنش واردات متوقف خواهد شد یا کالا در گمرک مشمول هزینه‌های اضافی و حتی ضبط می‌شود.

4. دریافت پیش‌فاکتور (Proforma) و آماده‌سازی قرارداد خرید

پس از اطمینان از مجاز بودن کالا، باید از فروشنده خارجی پیش‌فاکتور دریافت شود. پروفرما شامل اطلاعات کلیدی زیر است:

• نوع کالا و مشخصات فنی دقیق

• مقدار و وزن

• قیمت واحد و قیمت کل

• شرایط پرداخت (Payment Terms)

• شرایط حمل (CIF – FOB – EXW و…)

• نام فروشنده و خریدار

• تاریخ تحویل

این سند پایه اصلی ثبت سفارش است و هرگونه تغییر در قیمت، وزن، بسته‌بندی یا مشخصات باید قبل از ثبت سفارش هماهنگ شود.

نکته:
پروفرما همان قراردادی است که سازمان‌های صادرکننده مجوز نیز بر اساس آن تصمیم می‌گیرند که آیا کالا برای واردات مجاز است یا خیر.

5. ثبت سفارش واردات در سامانه جامع تجارت

ثبت سفارش واردات سنگ‌بنای دریافت مجوز واردات است و بدون آن هیچ کالایی اجازه ورود به کشور ندارد.

در این مرحله، واردکننده:

• اطلاعات کالا را وارد می‌کند

• اظهار می‌کند که کالا برای چه مصرفی است

• مجوزهای لازم نمایش داده می‌شود

• سازمان‌ها درخواست مجوز را دریافت می‌کنند

• شماره ثبت سفارش صادر می‌شود

ثبت سفارش در واقع درخواست رسمی واردات است و دولت از طریق این سامانه نوع کالا، ارزش آن، کشور مبدأ، مقصد و نیاز ارزی آن را کنترل می‌کند.

زمان صدور:
بین چند ساعت تا چند روز، بسته به نوع کالا و مجوزهای لازم.

6. دریافت مجوزهای لازم (براساس نوع کالا)

پس از ثبت سفارش، سیستم به‌طور خودکار لیست سازمان‌های مجوزدهنده را نمایش می‌دهد. نوع کالا تعیین می‌کند که از کدام سازمان باید مجوز دریافت شود. برخی از مهم‌ترین مجوزها:

بدون این مجوزها، پرونده واردات در گمرک متوقف می‌شود.

7. تخصیص ارز (در صورت استفاده از ارز نیمایی یا دولتی)

اگر واردکننده بخواهد از ارز دولتی، نیمایی یا سایر سامانه‌های ارزی استفاده کند، باید پس از ثبت سفارش، درخواست تخصیص ارز را ثبت کند.

مراحل این فرایند:

• ارائه مدارک به بانک عامل

• تأیید بانک مرکزی

• صدور حواله ارزی

• پرداخت به فروشنده خارجی

اگر واردکننده از ارز آزاد استفاده می‌کند، این مرحله حذف می‌شود.

8. حمل‌ونقل کالا و دریافت بارنامه

پس از پرداخت یا توافق، فروشنده کالا را به مقصد ایران ارسال می‌کند. شیوه حمل می‌تواند:

• دریایی

• هوایی

• زمینی

• ریلی

باشد.

در این مرحله، اسناد مهمی صادر می‌شود:

• بارنامه (Bill of Lading – BL)
  تعیین‌کننده مسیر حمل، نوع بار و مالکیت کالا.
• Packing List
  جزییات بسته‌بندی و وزن.
• Commercial Invoice
  فاکتور نهایی با تمام اطلاعات تجاری.

بدون این مدارک، امکان اظهار کالا در گمرک وجود ندارد.

9. اظهار کالا در گمرک (Declaring Goods)

پس از ورود کالا به گمرک، واردکننده باید اسناد خود را در پنجره واحد گمرکی (EPL) ثبت کند. در این مرحله اطلاعات زیر (جهت اظهار نامه گمرکی) ارائه می‌شود:

• نوع کالا

• ارزش

• وزن

• تعرفه HS

• کشور سازنده

• شماره کوتاژ

گمرک بر اساس این اطلاعات، کالا را در مسیرهای سبز، زرد یا قرمز قرار می‌دهد:

10. بازرسی، کنترل اسناد و پرداخت حقوق گمرکی

پس از بررسی اسناد، گمرک هزینه‌های زیر را تعیین می‌کند:

• حقوق ورودی

• سود بازرگانی

• مالیات بر ارزش افزوده

• هزینه استاندارد

• هزینه انبارداری و تخلیه

• سایر عوارض قانونی

بازرسی‌ها در این مرحله شامل:

• کنترل اسناد مالی

• بررسی مجوزها

• بررسی فیزیکی بسته‌ها (در مسیر قرمز)

• نمونه‌برداری برای آزمایشگاه در صورت لزوم

پرداخت این هزینه‌ها شرط صدور اجازه ترخیص است.

11. ترخیص کالا (آخرین مرحله واردات)

پس از پرداخت هزینه‌ها و تکمیل مجوزها، گمرک مجوز ترخیص (Release Order) صادر می‌کند. سپس واردکننده می‌تواند کالا را از انبار گمرک تحویل گرفته و وارد بازار یا واحد تولیدی خود کند.

اسناد نهایی ترخیص شامل:

• برگ سبز گمرکی

• قبض انبار تسویه‌شده

• بارنامه مهرشده

• مجوز ترخیصیه کشتیرانی

با ترخیص کالا، فرایند قانونی واردات پایان می‌یابد.

چه کالاهایی برای واردات نیاز به مجوز دارند؟

برای اینکه یک واردکننده بتواند کالای خود را از مرزهای رسمی کشور عبور دهد، لازم است بداند کالا در کدام گروه نظارتی قرار می‌گیرد. برخی کالاها کاملاً آزاد هستند و بدون دریافت مجوز خاص، تنها با ثبت سفارش وارد می‌شوند؛ اما بسیاری از گروه‌های کالایی به‌دلیل ماهیت حساس، اثرگذاری بر سلامت، امنیت، محیط‌زیست یا زیرساخت کشور، نیازمند اخذ مجوز از سازمان‌های تخصصی هستند. شناخت این دسته‌بندی‌ها باعث می‌شود در زمان برنامه‌ریزی برای واردات، با چالش‌های ناگهانی، تأخیر در ترخیص یا هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده مواجه نشوید.

در ادامه، یک دسته‌بندی کاربردی و قابل‌استفاده در عمل ارائه شده تا سریع تشخیص دهید کالای شما در کدام گروه قرار می‌گیرد.

۱. کالاهای بدون نیاز به مجوز واردات

این گروه، بزرگ‌ترین و ساده‌ترین بخش کالاهاست. کالاهای عمومی که خطرزا نیستند، استاندارد اجباری ندارند و بر سلامت و امنیت کشور اثری ندارند، معمولاً فقط با ثبت سفارش وارد می‌شوند و نیاز به استعلام از سازمان‌های دیگر ندارند.

نمونه‌های رایج:

• واردات قطعات یدکی خودرو  ( معمولا خودرو های سبک، غیرفنی و غیروابسته به استاندارد)

• محصولات الکترونیکی ساده مانند کابل، آداپتورهای عمومی، لوازم جانبی کامپیوتر و همچنین واردات موبایل.

• بخشی از لوازم خانگی کوچک بدون استاندارد اجباری

• بافتنی‌ها، پوشاک عمومی و پارچه‌ها (به‌جز محصولات دارای مواد شیمیایی خاص)

• ابزارآلات عمومی، پیچ و مهره، تجهیزات کارگاهی ساده

• کالاهای با ریسک پایین در حوزه تزئینات، اکسسوری، لوازم اداری و…

این گروه سریع‌ترین روند واردات را دارد و معمولاً در گمرک فقط به کنترل اسناد و تطبیق کالا نیاز است.

۲. کالاهایی که نیازمند مجوزهای تخصصی هستند

در بسیاری از موارد، نوع کالا ماهیت حساسی دارد یا ممکن است آسیب احتمالی برای مصرف‌کننده، محیط‌زیست یا شبکه‌های ارتباطی ایجاد کند. در این موارد، سازمان‌های تخصصی باید پیش از ترخیص، کالا را بررسی و مجوز لازم را صادر کنند.

الف) کالاهای خوراکی، آرایشی و بهداشتی

این گروه یکی از سخت‌گیرانه‌ترین حوزه‌های واردات است؛ به‌دلیل ارتباط مستقیم با سلامت مردم.

کالاهای مشمول:

• مواد غذایی و نوشیدنی‌ها

• مکمل‌ها و ویتامین‌ها

• لوازم آرایشی و مراقبت پوست

• محصولات نظافتی و شوینده‌ها

• محصولات کودک، شیرخشک، سرلاک

• تجهیزات مرتبط با آشپزخانه صنعتی

سازمان صادرکننده مجوز:
🔹 سازمان غذا و دارو

نوع مجوزها:

• مجوز بهداشت

• مجوز ترخیص (IRC)

• ثبت رسمی محصول

ب) تجهیزات مخابراتی و الکترونیکی خاص

هر کالایی که در حوزه انتقال داده، ارتباطات رادیویی یا شبکه فعالیت داشته باشد، برای واردات نیازمند تأییدیه است.

کالاهای مشمول:

• موبایل و تبلت

• مودم، روتر، سوئیچ شبکه

• تجهیزات VoIP و مخابراتی

• گیرنده‌ها و فرستنده‌های رادیویی

• دستگاه‌های دارای چیپ ارتباطی (بلوتوث، WiFi، NFC و…)

سازمان‌های مسئول:
🔹 سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیویی (رگولاتوری)
🔹 وزارت ارتباطات

نوع مجوزها:

• تأیید نمونه (Type Approval)

• مجوز واردات تجهیزات ارتباطی

پ) ماشین‌آلات و تجهیزات صنعتی

بیشتر ماشین‌آلات صنعتی نیازمند بررسی فنی یا استاندارد هستند؛ زیرا ایمنی محیط کار و عملکرد تولیدی کشور به آنها وابسته است.

کالاهای مشمول:

• ماشین‌آلات تولیدی و خطوط تولید

• کمپرسورهای صنعتی

• دیگ بخار، جرثقیل، لیفتراک

• تجهیزات آزمایشگاهی

• دستگاه‌های CNC و ماشین‌افزار

سازمان صادرکننده مجوز:
🔹 سازمان ملی استاندارد
🔹 در برخی موارد وزارت صمت یا وزارت کار

نوع کنترل‌ها:

• استاندارد اجباری

• ایمنی تجهیزات

ت) کالاهای کشاورزی و محصولات دامی

این دسته به‌دلیل احتمال انتقال بیماری‌ها یا آلودگی‌های زیستی، سخت‌ترین فرآیند کنترل را دارد.

کالاهای مشمول:

• بذر، نهال، خاک

• سموم کشاورزی

• نهاده‌های دامی

• ماشین‌آلات کشاورزی پیشرفته

• خوراک دام و مواد اولیه غذایی دام

سازمان‌های مسئول:
🔹 وزارت جهاد کشاورزی
🔹 سازمان دامپزشکی کشور
🔹 سازمان حفظ نباتات

ث) مواد شیمیایی و اقلام حساس

مواد شیمیایی به سه دلیل تحت نظارت‌اند: خطر ایمنی، قابلیت اشتعال/انفجار، و امکان استفاده در صنایع خاص.

کالاهای مشمول:

• حلال‌ها و مواد آتش‌زا

• اسیدها و بازهای صنعتی

• مواد شیمیایی پیش‌ساز (پرکرسور)

• رنگ‌ها و رزین‌های صنعتی خاص

• گازهای صنعتی و آزمایشگاهی

سازمان‌های مسئول:
🔹 وزارت صمت
🔹 سازمان محیط‌زیست
🔹 در برخی موارد نیروی انتظامی (برای اقلام پیش‌ساز)

۳. کالاهای دارای استاندارد اجباری

این گروه بسیار گسترده است و شامل کالاهایی است که برای ترخیص باید گواهی استاندارد دریافت کنند، حتی اگر ماهیت خطرناک نداشته باشند.

نمونه کالاها:

• لوازم‌خانگی بزرگ (یخچال، کولر، ماشین لباس‌شویی)

• تایر وسایل نقلیه

• سیم و کابل برق

• کلید و پریز

• برخی محصولات پلاستیکی

• اسباب‌بازی

• پکیج و آبگرمکن

• قطعات فنی خودرو

سازمان مسئول:
🔹 سازمان ملی استاندارد ایران

جدول خلاصه انواع کالا و مجوزهای لازم

اگر قصد واردات دارید، اولین قدم تعیین این است که کالای شما در کدام دسته قرار می‌گیرد.

1. کالاهای عادی → بدون نیاز به مجوز، فقط ثبت سفارش.

2. کالاهای حساس → نیازمند مجوز از سازمان مربوطه قبل از ترخیص.

3. کالاهای مشمول استاندارد → هرچقدر هم ساده باشند، بدون گواهی استاندارد ترخیص نمی‌شوند.