ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامهریزی منابع سازمان است. منابع می‌تواند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه سازمان در اختیار دارد، باشد.
یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار ERP این است که بر پایگاه داده اشتراکی استوار است. این پایگاه داده، مجموعه‌ی جامعی از اطلاعات است که هر کسب‌و‌کاری برای مدیریت فرآیندهای اساسی‌اش از حسابداری و مدیریت مالی تا مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات و منابع انسانی نرم افزار تولید، نرم افزار برنامه ریزی تولید، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت تولید و مدیریت زنجیره تأمین) به آن نیاز دارد.
ERP به زبان ساده
شاید این پرسش برای شما نیز به وجود آید که ERP به طور دقیق چه کاری برای یک سازمان انجام می‌دهد برای پاسخ به این سوال باید با عملکرد دقیق ERP آشنا شویم. در هر سازمان و در هر لحظه اطلاعات بسیاری تولید می‌شود از داده های مربوط به تصمیم‌های مدیریتی گرفته تا اطلاعات مالی و بازرگانی هر یک از این داده‌ها توسط یکی از تیم‌ها یا افراد تولید می‌شود و در اغلب اوقات نیاز است برای انجام عملیات‌های اجرایی این اطلاعات در اختیار تیم‌های دیگر قرار گیرد.
در ادامه از یک مثال برای روشن‌تر شدن موضوع استفاده می‌کنیم:
فرض کنید در یک سازمان تیم تامین و منبع یابی تصمیم می‌گیرد یک قطعه برای کار تولید خریداری کند، این قطعه‌ی خریداری شده حاوی داده‌هایی نظیر اطالاعات قطعه مثل نام، اندازه، شماره سریال، کد فنی، قیمت و انبوهی از اطلاعات توصیفی دیگر است که باید ثبت شود و در دسترس سایر واحدها قرار گیرد،ERP این کار را به بهترین نحو برای سازمان‌ها انجام می‌دهد.
بیشتر خوانید: بیزینس پلن چیست؟
نحوه عملکرد نرم افزار ERP
نرم افزارهای ERP به یک پایگاه داده‌ی متمرکز وابسته‌اند، که اطلاعات کسبوکار را جمع‌آوری و در جداول ذخیره می‌کند. ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها به کاربران نهایی، از جمله امور مالی، فروش و سایر بخش‌ها، اجازه می‌دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل، دسترسی پیدا کنند. به جای این‌که کارمندان در بخش‌های مختلف با تعداد زیادی نرم افزار گزارش‌های خود را مدیریت کنند، نرم افزارهای ERP امکان تولید گزارش از یک سیستم واحد و متمرکز را فراهم می‌کنند. اطلاعات بروزشده در یک ماژول ERP، مانند CRM ،HR و امور مالی، به یک پایگاه داده مشترک و مرکزی ارسال می‌شود. سپس اطلاعات مناسب در پایگاه داده مرکزی با سایر ماژول‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود.
تآثیر ERP از تصمیمات مدیریتی تا فروش سازمانی
همان‌طور که گفته شد ERP، داده‌های کسبوکار را درلحظه در سرتاسر سازمان در دسترس واحدهای مرتبط قرار می‌دهد که این امر باعث می‌شود تا کسب‌وکارها به سرعت سازگار شده و به تغییرات پاسخ دهند. داده‌های کسب‌و‌کاری موجود در نرم افزارهای ERP امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری را در سطوح مدیریتی یک شرکت فراهم می‌کنند، به یاد داشته باشید که تجارت، صنعت و هر فعالیت سازمانی در هر اندازه و موقعیتی برای تصمیم‌گیری‌های دقیق نیازمند داده‌های قابل استناد است. چراکه هر تصمیم و اجرای آن با ریسک همراه است و تنها راه کاهش ریسک و خطا استفاده از داده و به کارگیری روش‌های علمی و آماری به جای روش‌های سنتی است. همچنین ERP می‌تواند داده‌ها را با فروشندگان و تیم بازرگانی به اشتراک بگدارد تا از این طریق فرآیندهای فروش تسهیل شوند. در امر فروش و خدمات یک سازمان داده‌ها جریان اصلی فروش را تعیین می‌کنند چراکه با ارایه‌ی درست و دقیق داده‌های محصول می‌توان به راحتی کار تحقیات بازار را به نحو احسن انجام داد و نیازهای مشتریان را برآورده کرد.
افزایش فروش با ERP
اکثر اوقات وقتی صحبت استفاده از ERP می‌شود بیشتر افراد به مقایسه‌ی این سیستم و نرم‌افزارهای حسابداری می‌پردازند و در بین افراد استفاده از ERP بیشتر در حوزه‌ی مالی شناخته می‌شود .اما خوب است بدانید باتوجه به رشد فزاينده تعداد فروشندگان نسبت به خريداران کالا و خدمات و پيچيدگيهای موجود در رویه‌های فروش، ضرورت طراحی و استقرار سيستمی مطابق با نيازهای اوليه و اساسی هرسازمان جهت مرتفع نمودن این نیازها بيش از هر زمان ديگری احساس می‌شود. از اين رو سيستم فروش و سفارشات با ارائه امكانات مطلوب، امكان ثبت كليه اطلاعات فروش، طبقه بندی آن و فراخوانی اطلاعات مورد نياز را طی گزارشات روزانه، ماهانه و ساليانه فراهم میكند.
2 مزیت اصلی ERP را بشناسید
پیاده‌سازی راهکار ERP منجر به بهینه‌سازی و ایجاد تغییراتی می شود که فراتر از بهبود موقعیت فعلی سازمان است و هدف اصلی آن، تأمین نیازهای دراز مدت و راهبردی سازمان و توانمند نمودن آن در حوزه‌های مختلف کسب و کار است. در ادامه با 3 مورد از مزیای مهم ERP آشنا می‌شویم.
کاهش هزینه‌های سازمان با استفاده از ERP
نرم‌افزار ERP از چند طریق باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند با اتوماتیک‌سازی و ساده کردن برخی فرآیندهای پیچیده‌ی کسبوکار، از زمان زیادی که صرف انجام کارهای ابتدایی و دم‌دستی می‌شود، صرفه‌جویی کنند.
سیستم‌های ERP همچنین کمک می‌کنند تا فرآیندهای اضافه‌ای که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند، حذف شوند؛ عملکرد بخش‌های مختلف کسبوکار یکپارچه شود و آگاهی پرسنل و توانمندی آنها برای انطباق بهتر با شرایط افزایش یابد. این ابزارهای برنامهریزی، با پشتیبانی از فرآیندهای استاندارد و تکرارپذیر، می‌توانند باعث بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان شوند.
با جایگزین کردن چندین نرم‌افزار با یک نرم‌افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت‌های سرویس‌دهنده داشت، کاهش می‌یابد و این امر در نهایت باعث کاهش هزینه‌های خرید لایسنس، یکپارچه‌سازی‌های مورد نیاز، مدیریت برنامه‌های کاربردی و کاهش نیاز به آموزش پرنسل برای کار با روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلف می‌شود.
با انتخاب یک سیستم ابری سرویس‌دهنده وظیفه تجهیز و مدیریت زیرساخت‌ها، بهینه‌سازی و به‌روزرسانی سیستم را برعهده دارد، این امر کمک می‌کند مسئولیت‌های پرسنل بخش IT شرکت کاهش یابد.
افزایش درآمد و خلق فرصت‌های جدید
سیستم‌های ERP با فراهم کردن زمینه‌ای برای اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آنها، احتمال تعامل مجدد هر مشتری با کسبوکار را افزایش داده و باعث رشد فروش می‌شوند. به کمک ERP، تیم‌های مختلف می‌توانند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست‌های مشتریان باشند.
دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن به مشتری بهبود یافته و با ایجاد گزینه‌هایی برای اتوماتیک شدن هرچه بیشتر کارها، مشتریان را قادر می‌سازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند.
سیستم ERP با داشتن پایگاه داده‌ای مرکزی برای ذخیره تمامی داده‌های مالی شرکت، مدیران را در شناسایی سود‌آور‌ترین محصولات و خدمات کسبوکار، بهبود جریان نقدینگی و پیش‌بینی تقاضای مشتریان یاری می‌کنند.
چرا برای تجارت الکترونیک B2B به ERP نیاز داریم؟
سیستم ERP بسیار تأثیرگذار است. بااین‌حال، چرا به آن برای تجارت الکترونیک B2B نیاز دارید؟ در ادامه به چند مورد می‌پردازیم تا بهتر متوجه شوید چرا برای تجارت B2B به راهکار جامع برنامهریزی منابع سازمانی نیاز داریم.
صرفه‌جویی در هزینه
یک نرم‌افزار ERP دارای محدوده قیمت نسبتاً بالایی است که معمولاً فقط برای مشاغل بزرگ و متوسط B2B مناسب است. یک نصب معمولی ERP برای یک کسبوکار با اندازه متوسط می‌تواند از 150 هزار تا حدود 750 هزار دلار متغیر باشد که بسیار گران است! بااین‌حال، اگر هزینه کل نرم‌افزار و ابزار را برای کل شرکت در نظر بگیرید، هزینه ERP به‌اندازه کافی معقول است.
علاوه بر این، ERP نیازهای چندین بخش را در یک سیستم متمرکز یکپارچه می‌کند و گردش کار را یکپارچه‌تر می‌کند و (نرخ بازگشت سرمایه) ROI شما را بهبود می‌بخشد.
زمان کمتر
فرایند فروش به عمده‌فروش‌ها اغلب طولانی است و مراحل خرید زیادی دارد که باعث ایجاد هزینه‌های غیرضروری می‌شود. یک سیستم ERP متمرکز سیکل‌های فروش را بهینه می‌کند و فقط به هزینه‌های نگهداری سه‌ماهه نیاز دارد. علاوه بر این، معاملات عمده‌فروشی نیاز به استعلام و ارجاع از چندین بخش مجزا را دارد. یک سیستم ERP به متمرکز کردن داده‌ها در یک مکان و ایجاد یک محیط مناسب برای کارمندان کمک می‌کند.
ارائه داده‌های تحلیلی
در B2C و B2B، تجزیه‌وتحلیل داده همیشه برای بهینه‌سازی عملکرد فروش کسبوکار شما ضروری است. سیستم‌های ERP به طور خودکار داده‌ها را ترکیب و آنها را تجزیه‌وتحلیل می‌کنند تا به گزارش‌های دقیق‌تری برسند. معیارهایی که محاسبه آنها روزها طول می‌کشد؛ مانند کل فروش، هزینه تبدیل و غیره به طور خودکار توسط سیستم محاسبه می‌شود تا به‌عنوان گزارش صادر شود.
خطاها را به حداقل برسانید
اگر در محاسبه سفارش‌ها اشتباه کنید، مشتریان جدی B2B شما را نخواهند بخشید. با سیستم ERP، محاسبات کاملاً خودکار است و احتمال خطاهای ناشی از اجرای دستی را به حداقل می‌رساند.
ERP و افزایش اثربخشی کسب‌و کار
از مزایای سیستم ERP، بهبود اثربخشی کسبوکار از طریق تسهیل و تسریع همکاری بخش‌های مختلف، مشخص کردن بهترین روش‌های انجام هر کار، ایجاد اتوماسیون بر مبنای آن و فراهم کردن داده‌های در لحظه از عملکرد شرکت به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از تیم‌های مختلف است.
سخن پایانی
با توجه به تمامی نکات گفته شده ERP یک ابزار است که در صورت استفاده‌ی بهینه می‌تواند به سازمان‌ها و کسب‌وکارها در پیشبرد اهداف آنها کمک کند. قطعا این سیستم نیز مانند هر سیستم دیگر نقاط ضعف و قوتی دارد که با بهره‌وری هوشمندانه از آن می‌توان نهایت استفاده را برای بهبود اکثر فرایند‌ها و فناوری‌ها در سازمان برد. همواره به یاد داشته باشید که سازمان مدرن یکپارچه است و یکی از راه‌های رسیدن به یکپارچگی در امور استفاده از ERP و یا نرم‌افزارهای مشابه است. در این مقاله سعی شد تا با توضیحاتی جامع و کوتاه شما را با سیستم ERP آشنا کنیم.
