پکینگ و اینویس چیست؟ (نمونه پکینگ و اینویس)

در هنگام انجام عملیات و تشریفات گمرکی یک سری مفاهیم و اطلاعات وجود دارد که هر بازرگان یا ترخیص کننده کالا باید بداند تا بتواند با پر کردن فرم‌های مربوطه پروسه حمل‌و‌نقل بین‌المللی محموله را انجام داده و اقدام به واردات یا صادرات کالا نماید. پکینگ لیست و اینویس Invoice نیز از جمله اسناد ضروری هر محموله هستند که باید توسط فروشنده کالا تهیه شده و به مهر و امضای شخص مجاز در شرکت رسانده تا تضمینی بر درستی اطلاعات وارده باشد. سپس فروشنده کالا پکینگ و اینویس را برای گمرک ارسال می‌نماید. در مقابل خریدار کالا نیز باید در هنگام انجام پروسه ترخیص کالا باید این دو مدرک را به گمرک ارائه نماید. بنابراین با توجه به اهمیت تهیه و تنظیم درست و کامل پکینگ لیست و اینویس در ادامه علاوه بر شناخت کلی آن‌ها با ذکر یک نمونه به بررسی بیشتر این دو اصطلاح گمرکی می‌پردازیم‌.

اینویس(Invoice)

اینویس یا صورتحساب، که به آن سیاهه تجاری نیز گفته می‌شود، یکی از اسناد مهم بوده که فروشنده (صادرکننده کالا) به همراه سایر اسناد مطابق با قرارداد فروش برای خریدار ارسال می‌نماید. این سند حاوی اطلاعاتی درباره مبلغ تعیین شده بوده که خریدار باید در ازای تحویل کالا یا خدمت به فروشنده پرداخت نماید. اینویس بیشتر سندی است که بین خریدار و فروشنده رد و بدل می‌گردد ولی گاهی می‌تواند در وجه اشخاص نیز صادر شود.

اطلاعات اینویس

سیاهه تجاری یا اینویس لازم نیست به یک شکل مشخص باشد و فروشندگان بسته به سلیقه و ساختار سازمان خود، اقدام به طراحی صورتحساب می‌نمایند. اما در حالت کلی هر اینویس باید دربرگیرنده اطلاعات زیر بر روی کاغذی مارک‌دار و با تاریخ صدور اینویس باشد:

۱. نام و آدرس فروشنده و خریدار کالا

۲. مشخصات کالا شامل: مقدار آن با توضیحات کامل، قیمت واحد، تعداد بسته‌ها و وزن کالا

۳. شماره سفارش یا قرارداد

۴. قیمت کل با احتساب هزینه‌های از پیش تعیین شده

۵. علامت حمل‌و‌نقل

۶. شرایط پرداخت و تحویل کالا

۷. در صورت نیاز خریدار نام کشتی حمل‌کننده کالا

انواع اینویس

علاوه بر موارد بالا گاهی خریدار درخواست اطلاعاتی دیگری نیز جهت درج در اینویس می‌نمایند مانند نام کشور ساخت کالا، بندر بارگیری یا محل تخلیه کالا و یا جزئیات مربوط به هزینه‌های بیمه و غیره.

بر این اساس ۳ نوع سیاهه تجاری دیگر نیز وجود دارد که به درخواست برخی خریداران صادر می‌گردد که به شرح زیر هستند:

۱. سیاهه گواهی شده(Cerified Invoice)

در این نوع صورتحساب، فروشنده باید مواردی نظیر کالای فرستاده شده مطابق قرارداد یا پیش سیاهه بوده و یا از طرف کشور ممنوع نیست را تائید کرده که معمولاً اینویس باید به امضای اتاق بازرگانی محل یا مقامی مسئول برسد.

۲. سیاهه تائید شده(Legalised Invoice)

فروشندگان به درخواست برخی از کشور‌ها نظیر بعضی از کشورهای خاورمیانه، باید سیاهه تجاری را علاوه بر تائید اتاق بازرگانی محل خود، به سفارت یا کنسولگری کشور خریدار برده تا امضا نماید که به این نوع اینویس، گاهی Visaed Invoice نیز اطلاق می‌شود.

۳. سیاهه کنسولی(Cosular Invoice)

برخی از کشورها نظیر آمریکای جنوبی، از واردکنندگان درخواست این نوع سیاهه را می‌نمایند. سیاهه کنسولی درواقع یک فرمی چاپی است که توسط سفارتخانه‌های کشور فروشنده باید تکمیل و مهر شده و تمامی هزینه‌های آن را فروشنده تقبل نماید.

نمونه یک اینویس Invoice

همان‌طور که در ابتدا اشاره شد، در حالت کلی اگر خریدار درخواست سیاهه خاصی را نکند، ساختار اینویس به دلخواه فروشنده خواهد بود که در ادامه اطلاعات یک نمونه استاندارد از آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

اطلاعات نمونه استاندارد اینویس

۱. (Shipper (seller

در این قسمت نام فروشنده یا صادرکننده کالا درج می‌شود و شامل نام، آدرس پستی و تلفن شرکت به طور کامل درج گردد.

۲. (Consignee (Buyer

در این بخش نام شرکت خریدار کالا به طور کامل به همراه آدرس پستی و تلفن وارد می‌شود.

۳. Invoice Date

در این قسمت تاریخ صدور سیاهه درج می‌گردد.

۴. Invoice No

هر سیاهه تجاری حتماً باید دارای شماره مسلسل و مشخصی باشد که در این بخش نوشته شود.

۵. No

ردیف کالا یا خدمات ارسالی

۶. Description

توضیحات مختصری از کالا یا خدمت ارسالی

۷. HS Cod

کد تعرفه گمرکی کالای ارسالی

۸. Quantity

تعداد کالای ارسالی

۹. (Unit Price (Currency

قیمت هر واحد کالا

۱۰. (Total Price (Currency

قیمت کل کالاهای ارسالی

نکته مهم در هنگام درج قیمت این است که از قبل نوع واحد ارزی باید تعیین شده و مطابق با آن دو قسمت آخر پر شوند.

پکینگ لیست(Packing List)

لیست عدل بندی که به پکینگ لیست(packing list) شهرت دارد، ساختار و کارکردی مشابه اینویس(invoice) داشته که علاوه بر استفاده در هنگام انجام تشریفات گمرکی و صادرات و واردات کالا، برای شرکت‌های حمل‌ونقل نیز مفید و قابل استفاده است.

در لیست عدل بندی اطلاعات محموله شامل نوع، تعداد، ابعاد، وزن خالص و ناخالص در سندی درج می‌گردد.

نمونه یک نمونه پکینگ لیست

همان‌طور که ساختار و الگوی مشخص برای سیاهه وجود ندارد، پکینگ لیست نیز می‌تواند متفاوت باشد. اما در یک ساختار مشابه نمونه قبلی اینویس علاوه بر موارد ۱ تا ۶ فرم قبلی، موارد زیر درج می‌گردد.

– Box / Pollet No:

در این قسمت نوع بسته‌بندی مانند کارتن، جعبه چوبی، جعبه فلزی و غیره مشخص می‌شود. لازم به ذکر است که تعداد کالا در اینویس درج می‌گردد و فقط نوع بسته‌بندی و تعداد بسته‌ها در پکینگ لیست وارد می‌شود.