مهارت های لازم برای مذاکرات تجاری

مذاکره اصولی و حرفه ای یکی از مهم ترین عوامل موفقیت در تجارت است. توانایی در مذاکره، مجموعه ای از مهارت های ارتباطی و  بین فردی است که به منظور رسیدن به یک نتیجه مطلوب مورد استفاده قرار می گیرد. یک مذاکره کننده خوب می تواند بهترین معاملات را رقم زده و به این ترتیب یک مزیت رقابتی پایدار را برای تجارت خود ایجاد نماید. یک مذاکره بی نتیجه زمانی رخ می دهد که دو طرف مذاکره و یا افراد یک گروه برای پیدا کردن راه حل موثر در برطرف کردن مشکل و رسیدن به هدف مشترک در پروژه و یا قرارداد اختلاف نظر پیدا می کنند.

مذاکرات موفقیت آمیز برای هر دو طرف نیاز به همکاری و هماهنگ کردن توافقی دارد که برای تمامی طرفین مذاکره قابل قبول و سودمند باشد. برخی از افراد از توانایی های ذاتی برای شرکت در یک مذاکره پربار برخوردارند، مهم نیست که چقدر این مذاکره می تواند برای آنها چالش برانگیز به نظر برسد چرا که آنها تا حدودی توانایی رسیدن به یک نتیجه مثبت را خواهند داشت، اما با این حال ممکن است اکثر افراد این توانایی را به خودی خود نداشته باشند. در این صورت می توان با یادگیری مهارت های مذاکره و تمرین آنها نتایج بهتری را به دست آورد.

این مهارت ها را می توان با استفاده از برنامه های توسعه یافته در این حوزه  نیز افزایش داد. یعنی با آموختن راهکارهای آموزشی مدرن نظیر استفاده از فیلم های تبلیغاتی مبتنی بر یک سناریوی مشخص، شبیه سازی های تصویری و ارائه پاورپوینت در هنگام گفتگو، با افزایش جذابیت محصولات و خدمات می توان به نتایج بهتری در طی مذاکرات تجاری رسید. در ادامه این مقاله به برخی از مهارت های لازم برای مذاکرات تجاری که برای رسیدن به اهداف مشخص و سودمند در تجارت مورد استفاده قرار می گیرند می پردازیم، همچنان با شرکت سپاهان همراه ارائه دهنده خدمات ترخیص کالا، واردات کالا از چین، واردات کالا از دبی و حمل هوایی و حمل دریایی کالا همراه شوید.

مهارت های لازم برای مذاکرات تجاری

• تحلیل و بررسی مشکل به منظور شناسایی منافع و اهداف تجاری

مذاکره کنندگان حرفه ای باید مهارت هایی را برای تحلیل مشکلات و تعیین منافع هر یک از طرفین در مذاکرات داشته باشند. در واقع می توان با تجزیه و تحلیل دقیق مشکلات، نتیجه اهداف را مشخص کرد. شناسایی مسائل پیش رو برای هر دو طرف می تواند به یافتن سازش درمیان آنها کمک کند.

• کسب آمادگی های لازم قبل از مذاکرات تجاری

یک مذاکره کننده ماهر قبل از شروع جلسه، به خوبی برای آن آماده می شود. این آمادگی شامل تعیین اهداف، زمینه های تجارت و در صورت نیاز برخی از جایگزین های ممکن برای اهداف خواهد بود. علاوه بر این، مذاکره کننده ها با  مطالعه و بررسی سوابق مذاکرات قبلی، زمینه های توافق و اهداف مشترک را پیدا می کنند و با توجه به آن متن مذاکرات تجاری کنونی را تنظیم می نمایند. آمادگی  قبل از جسله مذاکره می تواند به تنهایی 90 درصد از موفقیت شما را در مذاکرات تضمین نماید، هر چه برای مذاکره آماده تر باشید، نتیجه مذاکره برای همه طرفین قابل قبول تر خواهد شد.

در ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعاتی را که می تواند برای مذاکرات پیش رو مورد استفاده قرار بگیرد خواهید داشت. سپس در مورد روند مذاکرات از ابتدا تا انتها فکر کنید و  هر احتمالی را در نظر بگیرید. شما باید قبل از مذاکره در مورد محصول یا خدمات و فردی که با آن مذاکره می کنید مطلع شوید. شما می توانید این اطلاعات را از طریق تحقیق و پرس و جو به دست آورید. به یاد داشته باشید که قدرت همیشه در کنار فردی است که بهترین و کامل ترین اطلاعات در اختیار اوست.

• افزایش مهارت های شنیداری

از جمله مهارت های کلیدی مذاکره کنندگان تجاری حرفه ای این است که می توانند در جریان بحث و مذاکره به خوبی به طرف دیگر در طول مکالمه گوش فرا دهند. این مهارت می تواند توانایی خواندن زبان بدن فرد مقابل و ارتباطات کلامی با وی باشد. گوش دادن به طرف دیگر برای پیدا کردن اختلافات و اشتراکات مهم است. در واقع به جای صرف کردن زمان زیادی برای مذاکرات، یک مذاکره کننده ماهر زمان بیشتری را صرف گوش دادن به طرف دیگر و خواسته های وی خواهد کرد. ضروری است که به طرف دیگر احترام بگذاریم تا زمینه هایی را برای مصالحه در جلسه پیدا کنیم.

• حفظ آرامش و کنترل کردن احساسات در طول روند مذاکره

یک مذاکره کننده خوب می بایست بتواند در تمام طول مذاکرات احساسات خود را به خوبی کنترل نماید. مذاکره بر روی مسائل حساس  و متضاد با منافع می تواند نا امید کننده باشد و گاهی اوقات با ایجاد تشنج و عدم کنترل  احساسات، وضعیت را در طول جلسه بدتر کرده و منجر به نتایج منفی شود. بنابراین در صورت بروز اختلافات در دیدگاه های طرفین باز هم با کنترل احساسات و حفظ آرامش خود اجازه دهید تا طرف مقابل دیدگاه خود را به راحتی بیان نماید. به یاد داشته باشید کنترل نکردن احساسات در هر مذاکره ای چه تجاری و یا غیر تجاری می تواند با شکسته شدن ارتباط بین دو طرف، منجر به نتایج نامطلوب شود.

• برقراری یک ارتباط کلامی روشن و موثر در هنگام مذاکرات تجاری

مذاکره کنندگان باید در طی مذاکره توانایی برقراری ارتباط کلامی واضح و کارآمد را با طرف دیگر داشته باشند. چرا که اگر طرفین مذاکره به وضوح نظر خود را بیان نکنند ممکن است منجر به سوءتفاهم  و رسیدن به نتیجه نامطلوب در پایان مذاکره شود. بنابراین در یک جلسه مذاکره تجاری، یک مذاکره کننده خوب باید مهارت ها و تاکتیک هایی را داشته باشد تا اهداف و نتایج منطقی خود را به خوبی برآورده کند.

• توانایی انجام کار تیمی در ارائه یک مذاکره مفید تجاری

مذاکره لزوما فردی نخواهد بود بلکه مذاکره کنندگان موثر باید مهارت های لازم برای همکاری به عنوان یک تیم تجاری موفق را نیز داشته باشند تا  بتوانند در طول مذاکرات فضای مشترکی را در بین طرفین قرارداد ایجاد نمایند. همچنین کسانی که در مذاکره در هر دو طرف موضوع قرار دارند هم باید برای رسیدن به یک راه حل مناسب با یکدیگر همکاری نمایند.

• توانایی در حل مسئله برای رسیدن به اهداف مشترک تجاری

افرادی که دارای مهارت های خوبی برای مذاکره هستند توانایی یافتن راه حل های متنوعی را  برای حل مشکلات خواهند داشت. یعنی مذاکره کننده به جای تمرکز بر روی هدف نهایی خود می تواند بر روی حل مسئله ای  تمرکز کند که در صورت ادامه یافتن آن می تواند منجر به شکست کلی مذاکره شود. در این صورت به دست آوردن یک راه حل مناسب برای هر دو طرف مذاکره می تواند بسیار سودمند است.

• توانایی در تصمیم گیری قاطعانه در مسائل مهم تجاری

افرادی که برای رهبری یک مذاکره موثر تجاری تسلط کافی دارند، برای تصمیم گیری قاطعانه در طی یک مذاکره توانایی بالایی خواهند داشت چرا که در غیر این صورت ممکن است اهداف تجاری آنها به خطر بیافتد. از طرفی در یک قرارداد تجاری مهم تصمیم گیری قاطعانه ضروری است و می تواند به سرعت منجر به پایان دادن به یک بن بست و رسیدن به توافق همه جانبه شود.

• رعایت اصول اخلاقی برای ایجاد یک فضای مطمئن در تجارت

رعایت اصول و موازین اخلاقی اجتماعی و تجاری توسط مذاکره کنندگان می تواند به ایجاد یک فضای امن و مورد اعتماد در بین طرفین مذاکره کمک کند.به بیان دیگر طرفین مذاکره باید اعتماد کنند که طرف دیگر دستورالعمل ها و موافقت نامه های به دست آمده در طول مذاکره را تا پایان رابطه تجاری ادامه خواهد داد و  براساس وعده هایش عمل خواهد کرد.

***

کلام آخر

مهارت های لازم برای داشتن یک مذاکره سودمند تجاری، باید مجموعه ای از توانایی ها و دانش لازم برای اطمینان از دستیابی به اهداف مورد نظر باشد. که برای رسیدن به این نتیجه ضروری است که یک برنامه آموزشی مناسب را برای مذاکره کنندگان تجاری فراهم آورد، تا به آنها اجازه داده شود در مورد ماهیت مذاکرات تجاری و مراحل پیش رویشان به خوبی آموزش ببینند. این عمل در نهایت منجر به افزایش مزیت رقابتی و سودآوری بیشتر در تجارت خواهد شد.